重要提示 ｜ 香港公司查册新规第二阶段即将实施

一、新查册安排实施背景

《公司条例》（第622章）就公司注册处备存的公司登记册内所载的个人资料订明新查册安排。

公司注册处备存公司登记册供公众查阅，当中包含个人资料。该等个人资料包括公司董事的通常住址及完整身份识别号码，以及公司秘书和某些其他人士（例如清盘人及临时清盘人）的完整身分识别号码等。由公司备存的登记册上亦载有类似的个人资料予公众查阅。

根据《公司条例》有关新查册安排的相关条文（这些条文于2012年7月获立法会通过，但尚未完全生效），公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址，以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整号码，让公众查阅。通常住址及完整身份识别号码（下称「受保护资料 」）只可由「指明人士」透过申请取得。同样，由公司备存的登记册上，公司可以收起受保护资料不予公众查阅。

新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段落实详情如下：

第一阶段

于 2021 年 8 月 23 日开始，公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址，及董事和公司秘书的部分身份识别号码代替完整号码予公众查阅。

第二阶段

于 2022 年 10 月 24 日开始，公司登记册中董事索引所载的受保护资料，将以通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。在这阶段开始后向本处登记的文件中所载的受保护资料，将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的受保护资料。

第三阶段

于 2023 年 12 月 27 日开始，资料当事人可向本处申请不提供已在本处登记的文件所载的受保护资料（下称「不提供的资料」），并以其通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的不提供的资料。

公司登记册新查册安排按照上述时间分三个阶段实施，第一阶段已于 2021 年 8 月 23 日生效，而第二阶段将于 2022 年 10 月 24 日起实施。

二、新查册安排实施的第二阶段

1. 由实施日期起，登记册中董事索引所载的董事的通常住址及完整身份识别号码，会以董事的通讯地址及部分身份识别号码代替，让公众查阅。

2. 在实施日期当日或之后交付公司注册处登记的文件中所载的董事的通常住址，以及董事、公司秘书及某些其他人士（例如清盘人及临时清盘人）的完整身份识别号码， 不会提供予公众查阅。

3. 「指明人士」可根据《公司（住址及身份识别号码）规例》（第 622N章）第 12 条向公司注册处处长申请披露董事及其他人士的受保护资料。

4. 修订指明表格，26 款与申报受保护资料有关的指明表格已作出修订， 由实施日期起开始使用。

三、新查册安排第二阶段给公司的重要提示

将自然人董事的通讯地址记入本地公司备存的董事登记册内。

本地公司的董事登记册须在第二阶段于2022年10月24日实施当日或之后的首个周年申报表日期前，载有所有自然人董事（包括备任董事）的通讯地址。

如在紧接2022年10月24日前，公司的董事登记册载有某自然人董事的通讯地址，而该地址不是该公司的注册办事处地址，则该公司须在第二阶段开始实施后 15 日 内将表格 ND2B 交付本处登记。

根据《公司条例》（第 622 章）附表11 第 115A(8)条，如在紧接2022年10月24日前，公司的董事登记册载有某自然人董事的通讯地址；及该地址不是该公司的注册办事处地址，则该公司须为遵守《公司条例》第 645(4)条而在第二阶段开始实施（即 2022年10月24日）后15日内，就该董事的通讯地址向公司注册处处长（下称「处长」）交付表格ND2B。

如欲使用本地公司的注册办事处地址以外的地址╱注册非香港公司在香港的主要营业地点的地址以外的地址，作为自然人董事的通讯地址，便须将表格 ND2B╱表格 NN7 交付本处登记。

1. 如本地公司的自然人董事（包括备任董事）欲使用该公司的注册办事处地址以外的地址作为其通讯地址，则该公司须将该地址记入其董事登记册作为该董事的通讯地址，并须向处长交付表格 ND2B，借以就该通讯地址作出申报。

2. 如注册非香港公司的自然人董事欲使用该公司在香港的主要营业地点的地址以外的地址作为其通讯地址，则该公司须向处长交付表格 NN7，借以就该通讯地址作出申报。